Fallstudie: Wie Xplora ein flexibles Coworking Office in Hamburg wählte

1. Wer ist Xplora?

Xplora ist ein schnell wachsendes norwegisches Technologieunternehmen mit dem Ziel, Kindern zu helfen, sich sicher in der digitalen Welt zu bewegen. Ihr Hauptprodukt ist eine kinderfreundliche Smartwatch, mit der Eltern mit ihren Kindern in Kontakt bleiben können, ohne ihnen vollen Smartphone-Zugriff zu gewähren. Nach der Expansion in mehrere Länder in Europa und den USA benötigte Xplora eine agile Workspace-Lösung für sein wachsendes deutsches Team mit Sitz in Hamburg.

“Wir sind weltweit rund 135 Mitarbeiter, davon 10 in Deutschland. Da wir so schnell expandieren, brauchten wir ein nachhaltigeres Büro als unser altes Space.”
— Kristinna Kristensen, General Manager, DACH

2. Die anfängliche Herausforderung: Einem ungewöhnlichen Büro entwachsen

Ursprünglich arbeitete das Hamburger Team von Xplora in einem ehemaligen Café/Restaurant im Stadtteil Eimsbüttel. Während die Nachbarschaft lebendig war, erwies sich der Grundriss mit steigender Mitarbeiterzahl als unpraktisch. Die Teams waren auf separate Räume aufgeteilt, wobei sich die Kaffeemaschine in einem Bereich und zusätzliche Schreibtische in einem anderen befanden. Als Kristinna die Rolle des General Managers für DACH übernahm, erkannte sie schnell, dass sie ein zusammenhängendes Workspace benötigten—eines, das auch im Falle von Akquisitionen oder sich ändernden Prioritäten skaliert werden konnte.

“Wir waren in einem ordentlichen Büro, mussten aber durch verschiedene Eingänge gehen, nur um die Kaffeemaschine oder ein Meeting zu erreichen. Wir wollten etwas Einheitlicheres und Nachhaltigeres.”
— Kristinna

3. Flexibilität (und ein bisschen Schwung) im Coworking finden

Mit ehrgeizigen Wachstumsplänen war sich Xplora nicht sicher, wie viele Mitarbeiter sie möglicherweise einstellen würden—oder ob bestimmte Rollen in Zukunft zentralisiert werden könnten. Anstatt sich auf einen langfristigen Mietvertrag festzulegen, erkundete Kristinna sowohl traditionelle Büros als auch Coworking-Optionen. Am Ende bot Coworking die Flexibilität, um:

• Hoch- oder Runterskalieren: Wenn Xplora ein anderes Unternehmen akquiriert oder mit ihm fusioniert, ist es viel einfacher, neue Schreibtische hinzuzufügen—oder sie zu reduzieren—in einer Coworking-Umgebung.
• Tägliche Verwaltungsaufgaben abgeben: Nie mehr Toilettenpapier kaufen, Reinigungskräfte einplanen oder eine kaputte Kaffeemaschine reparieren. Dies befreite Kristinna und ihr Team, sich auf Vertrieb und Marketing anstatt auf Facility Management zu konzentrieren.
• Eine bessere “Büroerfahrung“ bieten: Premium-Kaffee, gut gestaltete Loungebereiche und mehrere buchbare Meeting Rooms machten den Besuch im Büro attraktiv—insbesondere nach Diskussionen darüber, ob die Mitarbeiter lieber von zu Hause oder vor Ort arbeiten.

“In vielerlei Hinsicht sparen wir Zeit. Coworking kümmert sich um den ganzen administrativen Kram, damit wir uns auf das Wachstum der Marke konzentrieren können. Und unser Team kommt tatsächlich gerne wegen des guten Kaffees und der tollen Umgebung.”
— Kristinna

4. Die Bedenken des Teams überwinden

Einige Mitarbeiter machten sich Sorgen über das Teilen von Spaces—insbesondere Meeting Rooms—und den Verlust der Autonomie eines privaten Büros. Kristinna zerstreute ihre Zweifel, indem sie sie durch FORA führte, den von ihnen gewählten Betreiber, und Folgendes hervorhob:

• Privates Teamzimmer: Ein eigenes Büro für bis zu 12 Personen, das dem Hamburger Team von Xplora Raum zum Atmen gibt.
• Gut schallisolierte Besprechungsbereiche: Einfache Buchung für wichtige Kundengespräche sowie ruhige Ecken für konzentriertes Arbeiten.
• Großzügige, gemeinsam genutzte Amenities: Hochwertiger Kaffee, Lounge-Bereiche und sogar die Möglichkeit, neue Leute auf dem Flur kennenzulernen.

„Sie waren anfangs etwas skeptisch, Kaffeemaschinen und Flure zu teilen. Aber als sie den Space sahen, erkannten sie, dass wir die Tür immer noch für die Privatsphäre schließen können – und die Vorteile einer neuen „Mini-Community“ nutzen können.“
— Kristinna

5. Die Ergebnisse: Ein flexibles, produktives Hamburger HQ

Seit dem Einzug profitiert das Hamburger Team von Xplora von:

• Ein zusammenhängender Workspace: Alle teilen sich einen Kernbereich, was den Teamgeist und die Zusammenarbeit fördert.
• Integriertes Networking: Begegnungen mit Nachbarn auf dem Flur können zu freundlichen Gesprächen oder sogar zu neuen Kunden führen; es ist eine natürliche Erweiterung der Markenmission von Xplora.
• Ausgewogenheit von Kosten und Komfort: Coworking ist zwar nicht unbedingt die billigste Option pro Quadratmeter, aber es bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn man die Amenities, die Community und die nahezu vollständige Eliminierung von Büroarbeiten berücksichtigt.

„Ich dachte anfangs, Coworking wäre vielleicht billiger, aber es geht mehr um den Wert. Wir müssen uns um keine Kleinigkeiten kümmern. Das ist enorm wichtig für ein schnelllebiges Unternehmen wie unseres.“
— Kristinna

6. Wichtige Erkenntnisse für schnell wachsende Teams

1. Flexibilität spart Kopfschmerzen
   Wenn sich der Personalbedarf schnell ändern kann, reduzieren kurzfristige Verpflichtungen und anpassbare Spaces den Stress.
2. Prüfen Sie die Must-haves des Teams
   Finden Sie heraus, welche Merkmale Ihren Mitarbeitern das Gefühl geben, unterstützt zu werden, sei es die Lage, erstklassiger Kaffee oder ein einfacher Zugang zu Besprechungsräumen.
3. Bewerten Sie den Gesamtwert, nicht nur den Preis
   Coworking mag auf den ersten Blick teuer erscheinen, aber berücksichtigen Sie die Zeitersparnis bei der Verwaltung und die Steigerung der Unternehmenskultur.
4. Nehmen Sie sich Zeit für die Entscheidung
   Auch in einem Umfeld mit schnellem Wachstum zahlt es sich aus, verschiedene Bürotypen (traditionell vs. Coworking) zu besichtigen. Beziehen Sie Ihr Team in den Prozess ein, um Zustimmung und Begeisterung zu sichern.

7. Wie One Coworking Ihnen helfen kann

Wenn Sie eine aufstrebende Tech-Marke oder ein Business Manager sind, der sich damit auseinandersetzt, wie Sie Ihren Workspace schnell skalieren können, ist One Coworking für Sie da. Wir werden:

• Ihren genauen Bedarf ermitteln: Von der Teamgröße bis zu den Workshop-Anforderungen
• Eine Auswahlliste mit hochwertigen Coworking- und Serviced-Office-Optionen zusammenstellen
• Besichtigungen und Verhandlungen optimieren, wodurch Sie Arbeitsstunden und Bandbreite sparen

Sind Sie bereit, Ihren eigenen Coworking-Fit zu entdecken?
Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Sie mit einem flexiblen Space verbinden können, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können: Ihr Produkt entwickeln und Ihr Team vergrößern.

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